Los procesos de la compra

Proceso de compra 

Las compras comprenden un proceso complejo que va más allá de la negociación y del trámite burocrático. Con una buena gestión de compras la empresa consigue ahorrar costes, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y obtener beneficios empresariales directos, pues la gestión de compras y aprovisionamiento son decisivas para que la empresa tenga éxito o fracaso.

En esta unidad estudiaremos en qué consiste el proceso de compras, la solicitud de ofertas y presupuesto y la evaluación de las mismas para adquirir el producto más idóneo en cada momento.

EL PROCESO DE COMPRAS

El proceso de compras consta de las siguientes fases:

Planificación de las compras. Consiste en hacer un estudio anticipado de las necesidades para estar preparado antes de que surja la necesidad.

Análisis de las necesidades. El departamento de compras recibe los boletines de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestión.

Solicitud de ofertas y presupuesto. Es un paso obligado para evitar tomar decisiones que puedan afectar a la economía de la empresa.

Evaluación de las ofertas recibidas. Una vez recibidas las ofertas hay que estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas.

Selección del proveedor. Los factores que se comparan durante la fase de selección son el precio, la calidad, las condiciones y las garantías personales de la empresa que suministrará el producto.

Negociación de las condiciones. Durante esta fase se comentan y especifican algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables.

Solicitud del pedido. Cuando el comprador y el vendedor llegan a un acuerdo deben formalizar un documento que comprometa a ambas partes (contrato de compraventa o pedido en firme).

Seguimiento del pedido y los acuerdos. Se hace para verificar que hemos recibido todo el material solicitado, que se corresponde a las características detalladas en el pedido y que se han suministrado a tiempo.

El proceso puede variar de una empresa a otra debido a la actividad principal. La empresa industrial centra sus compras en los materiales que utiliza para elaborar el producto. La empresa comercial, por su parte, busca conseguir el producto a un precio competitivo. Y por último, para la empresa de servicios la variable principal es satisfacer las necesidades del cliente.

Algunas veces el proceso de compras es largo y complejo debido a que para tomar una decisión final se necesita información o respuesta de otras empresas.

TIPOS DE COMPRAS

Las compras tienen su origen en las necesidades y éstas pueden ser:

Compras especiales.

Las compras especiales tienen lugar cuando hay que adquirir bienes de uso (ordenador, máquina, mobiliario, vehículos …); es decir, no compramos materiales para transformar o artículos para la venta.

La característica general de estas compras es que la inversión es grande y la decisión de compra es consultada con los usuarios del bien.

Compras anticipadas.

Estas compras se realizan antes de que surja la necesidad, que tendrá lugar a medio o largo plazo. La compra anticipada es una estrategia que se puede aplicar en artículos básicos o con algunos tipos de mercancía. También podemos anticipar la compra cuando se anuncia la subida del precio de un producto.

Compras estacionales.

Son compras que se hacen para productos de temporada; su finalidad es atender la demanda estacional de ciertos artículos. La previsión de estas compras se hace partiendo de las ventas realizadas en el mismo periodo del año anterior.

Compras rutinarias.

Son las compras que se hacen en pequeñas cantidades, con entrega diaria de mercancía. Su característica es atender las necesidades del “día a día” con una inversión de bajo riesgo.

Compras oportunidad.

La compra oportunidad tiene lugar cuando encontramos la ocasión de comprar a precios de “ganga”; la inversión supone un riesgo, que si el resultado es positivo dará un beneficio extra.

Compras de urgencia.

Estas compras no suelen ser de gran volumen y generalmente se realizan para cubrir necesidades urgentes. Otras veces, la compra de urgencia es una solución estratégica para satisfacer la demanda de los clientes, cuando la empresa tiene que mantenerse al ritmo de los cambios rápidos en la moda.

Generalmente, el proceso de estas compras se hace de forma rápida, no se dispone de tiempo para comparar presupuestos.

ANÁLISIS DE LAS NECESIDADES

Generalmente, las empresas centralizan las compras a través de su departamento de compras o aprovisionamiento utilizando para ello un documento interno denominado “boletín de compras”; en él se detalla las características del material que necesita y cuando tiene que estar disponible.

El departamento de compras, una vez recibidos los boletines, procede a su clasificación antes de iniciar los trámites del encargo, por si fuera necesario solicitar presupuesto o información de los materiales. El proceso es el siguiente:

• Dar preferencia a las solicitudes de material cuyas existencias se encuentren bajo mínimos.

• Comprobar si el artículo se utiliza con regularidad o se trata de un bien que se compra por primera vez.

• Clasificar los boletines por materiales homogéneos o adquiridos del mismo proveedor.

• Consultar con el futuro usuario antes de hacer el pedido.

• Decidir la calidad que deben reunir los materiales, la cantidad que hay que solicitar, el plazo de entrega, las condiciones financieras, etc.
  
  

 SOLICITUD DE OFERTAS Y PRESUPUESTO

La fase de petición de ofertas y presupuesto, dentro del proceso de compras, es una práctica que realizan las empresas en los casos siguientes:

• Cuando inicia por primera vez la actividad.
• Cuando tiene que comprar un producto nuevo.
• Cuando no está satisfecha con los proveedores habituales.
• Para ampliar la cartera de proveedores.
• Para responder a la publicidad recibida.

Técnicas de ventas

Técnica de Ventas

 1.- Atraer la ATENCIÓN del Cliente:

Son muy pocas las personas que se despiertan pensando en comprar algo, la gran mayoría tiene otras cosas en mente (los asuntos familiares, los problemas en el trabajo, la escuela de los chicos, las cuentas por pagar, etc...). Por tanto, para lograr el éxito en la gestión de venta es indispensable atraer la ATENCIÓN del comprador hacia lo que se está ofreciendo, lo que implica "romper" una barrera llamada "indiferencia". 

Hacer cumplidos y elogios: La mayoría de las personas son sensibles a los halagos sinceros acerca de su empresa, oficina, trayectoria académica, habilidades, hobbies o por su interés en un tema particular.

Dar las gracias: La gran mayoría de seres humanos somos sensibles al agradecimiento sincero y espontáneo de alguien. 

Despertar la curiosidad: Casi todos los seres humanos somos curiosos por naturaleza. Piense, ¿cuándo fue la última vez que vió una novela en la televisión solo por la curiosidad de saber como termina?. Ahora, para generar curiosidad, se necesita el empleo de preguntas o artificios (honestos, nada de trampas).

Presentar hechos: Para ello, puede recopilar información trascendente y que esté relacionado con el producto o servicio que está ofreciendo, para luego, convertirlo en una frase que se relacione con lo que su cliente necesita.

Dar la impresión de "Estoy aquí para ayudarlo": Pocas personas se resisten a un gentil ofrecimiento de ayuda

Proporcionar noticias de último momento: Algo que "saca de esquemas" a muchas personas y que captura su atención es la sensación de conocer una noticia novedosa; y que además, le representará algún beneficio.

2.- Crear y Retener el INTERÉS del Cliente

Ayudar al cliente a identificar y reconocer que tiene una necesidad o que se encuentra ante un problema: Ningún cliente va a comprar a menos que reconozca una necesidad, deseo o problema; y la función del vendedor, es ayudarlo a descubrir, aclarar e intensificar esa necesidad o deseo.

Hacer unas cuantas sugerencias tentadoras sobre la forma en que el producto o servicio puede beneficiar al comprador: Por ejemplo: 

• En una entrevista personal se le puede decir algo parecido a esto: "Sr. Pérez, hasta aquí estamos plenamente de acuerdo en que su empresa necesita un seguro contra incendios, y precisamente, tengo la mejor opción en seguros y reaseguros contra incendios, ¿le gustaría conocer en que consiste...?".

3.- Despertar el DESEO por Adquirir lo que Se Está Ofreciendo

En esta etapa, la principal tarea del vendedor es la de ayudar a su cliente a que entienda que el producto o servicio que se le está presentando, logrará la satisfacción de sus necesidades o deseos, o que será la mejor solución a sus problemas. Para ello, se puede hacer lo siguiente:

• Explicar detalladamente qué es lo que hace el producto o servicio, cómo funciona y qué servicios adicionales incluye (garantías, plazos de entrega, mantenimientos, etc...).

4.- Llevar al Cliente Hacia la ACCIÓN y Cerrar la Venta

Este es el último paso. No se puede decir que sea el más importante porque es una consecuencia de los 3 pasos anteriores. En todo caso, es la parte definitiva porque en ella se produce el resultado que se desea obtener: "El pedido o la orden de compra".

Este es un momento en el que existen dos puntos de vista:

• El del cliente: Quien está evaluando si los beneficios del producto van a satisfacer su necesidad o deseo, o van solucionar su problema, y además, esta comparando las ventajas y desventajas de tener o no el producto o servicio.
  
• El del vendedor: Quien, considera que es el momento oportuno para ayudar al cliente a decidirse por la compra y para persuadirlo de que actúe sin demora.

Algunas técnicas de cierre aconsejan lo siguiente:

• Evitar una atmósfera de presión: Es decir, que no se debe insistir demasiado, porque se terminará irritando al cliente.
  
• Establecer razones para comprar: Pero, basados en hechos y beneficios que satisfacen necesidades o deseos, o solucionan problemas.

La venta profesional

La Venta profesional

La venta Profesional es un método o sistema que  permita rentabilizar cada contacto con un posible cliente y además, conocer mejor las necesidades de sus potenciales clientes. La venta profesional es una de las habilidades más valoradas por las empresas competitivas en la actualidad, para cerrar más ventas y ergo, alcanzar sus objetivos.

En el campo de las Ventas, no hay recetas mágicas, lo que existen son principios uno de esos principios es que las personas compran cuando tienen necesidades insatisfechas. Salvo raras excepciones, nadie compra algo que no le resuelva un problema, un deseo o una necesidad.

Es por ello que usted debe conocer las necesidades de sus posibles clientes antes de brindarle cualquier solución con su producto y/o servicio.

¿Qué pasos  seguir para vender de forma profesional?

1: Identifique las Necesidades de su prospecto:

Los vendedores profesionales saben que primero, antes que nada, es conocer bien las necesidades insatisfechas de sus clientes, Sin demandas insatisfechas NO hay venta, de ahí que una de las competencias básicas que debe poseer un comercial es “saber escuchar”. Así que pregunte, averigue, indague, busque... deje que su prospecto exprese su deseo, inquietud o problema para que luego usted pueda conectar con esa necesidad Recuerde, lo primero  es conocer las necesidades de su posible cliente.

2°Hable de lo que realmente interesa a su prospecto:

La mente humana es muy selectiva, sólo retiene lo que le interesa, cuando el comprador es más sofisticado, peor. Si usted ya hizo las preguntas pertinentes y tomó notas de las eventuales necesidades de su cliente potencial. Es ahora cuando deberá centrarse en aquello que la otra persona necesita, y deberá conseguir que esa necesidad sea aún mayor. El hecho de que una persona tenga una necesidad insatisfecha, no significa que esté dispuesta a comprar cualquier producto o servicio que le sea presentado. Por esa razón es que Usted debe hablar a su prospecto de todo aquello que resulta verdaderamente valioso para él. Eso le permitirá mantener el interés y la atención de la otra persona, sobre todo en aquello que Usted le dice o le sugiere.

3°Convierta las Característica en Ventajas y éstas en Beneficios:

Acá es donde muchos vendedores fallan. Y dicho fallo consiste en "recitar" una tras otra las características de su "magnífico producto". Si bien las características, hacen que el producto se diferencie de los demás  son las ventajas lo que el cliente valora y los beneficios que su producto o servicio aporta para que su cliente tome una decisión de comprarle o no.

Veamos el caso específico de la venta de un automóvil poniendo en práctica estos tres elementos:

Las Características del producto, en este caso es toda aquella información contenida en los manuales o folletos del automóvil, sus características serán la velocidad, su potencia, el color, el precio, si tiene aire acondicionado, etc.

Las Ventajas por su parte, son aquellas que se derivan de una característica. Por ejemplo, que el auto alcance una velocidad máxima de 200 Km/h (característica), surgirá la ventaja de poder recorrer un trayecto determinado en breve tiempo.

¿Cuál es la ventaja del ABS? Sin duda alguna, la seguridad durante la circulación.

Y los Beneficios, son aquellas ventajas específicas del producto que pueden llegar a satisfacer a un cliente en particular.  Por ejemplo, el mismo auto, con gran potencia, gran cilindrada, llantas de 18'' de aleación ligera y con un sistema de audio potente... difícilmente aportará algún beneficio a una señora que busca un auto cómodo, sencillo y que lo va usar para trasladar a sus hijos todas las mañanas al colegio. En este caso, el coche deportivo aportará importantes beneficios a una persona apasionada por los coches y por la velocidad.

Estos pasos se aplican por igual para productos tangibles como intangibles, para hablar de las ventajas y beneficios, por ejemplo de un seguro de vida ó de un plan de pensiones de un AFP,  ó de cualquier otro producto o servicio que usted venda. Lo importante es convertir las características en ventajas y las ventajas en beneficios que son los que finalmente aportan valor a un cliente determinado.

4° Obtenga el compromiso de su cliente:

Sólo cuando su prospecto haya expresado de forma manifiesta su deseo de hacer algo al respecto, recién ahí Usted podrá ofrecer una solución o su producto sabiendo que con ello satisface los intereses propios y personales de su cliente. Cualquier intento que Usted haga de querer presentar una solución antes de tener un conocimiento claro y específico de las necesidades de la otra persona, y sin contar con el deseo expreso de ésta por querer solucionarlo, NO le aportará más que una valiosa pérdida de tiempo y una venta NO cerrada.

Venta relacional

venta relacional 


La  venta de relaciones o  venta relacional (relationship selling) no es más que la 
aplicación del marketing de relaciones en una de las áreas funcionales de la empresa, la 
venta. La aparición de la venta de relaciones, es casi contemporánea, y su justificación 
se puede encontrar en cierta medida en el hecho de que en la venta personal, se da cada 
vez un mayor énfasis a los métodos basados en las relaciones, prestando cada vez menor 
atención a enfoques estrictamente transaccionales, como consecuencia  de la creciente 
competitividad en los mercados.
Siguiendo a Küster (2002) la venta relacional puede definirse como un proceso multietapa que enfatiza la personalización y la empatía como ingredientes clave en la 
identificación de posibles clientes potenciales, desarrollándolos como clientes y 
manteniéndolos satisfechos. Dicho proceso se centra en la creación de  una confianza 
mutua entre vendedor-cliente con el objetivo último de ofrecer al cliente beneficios 
anticipados, a largo plazo y de valor añadido.

Claves determinantes para el fracaso o exiíto de una venta

5 claves que determinan el fracaso o el éxito en ventas Para vender no basta con saber hablar, sino hay que saber manejar las piezas claves que determinan el éxito o el fracaso de las relaciones entre vendedor y cliente. La inteligencia emocional Hoy en día, reputados estudios científicos han demostrado que la emoción también “está en nuestra cabeza”, en los centros cerebrales que modulan nuestro comportamiento. Se asume que las emociones están presentes en todos los momentos de la vida, y que emoción y razón son dos conceptos complementarios e indisociables: el sentimiento es esencial para el pensamiento y viceversa. Y es aquí donde aparece el concepto de “Inteligencia Emocional” que consiste, en términos generales, en un uso hábil y simultáneo de ambas, en conocer cómo funciona la emoción y la cabeza, en definitiva se trata de dotar de inteligencia a la emoción y de tomar conciencia de los sentimientos Factores de peso Las cifras hablan por sí solas al momento de determinar la necesidad de desarrollar la Inteligencia Emocional en la fuerza de ventas. Una encuesta de Hay Grupo a nivel global arrojó los siguientes datos: :: Más del 50 por ciento de los empleados carece de la motivación para seguir aprendiendo y mejorando; :: Cuatro de diez personas no puede trabajar cooperativamente; :: Sólo el 19 por ciento de los empleados tiene auto disciplina para desempeñarse adecuadamente en el cargo; :: El 70 por ciento de todas las iniciativas de cambio fracasan por la incapacidad de liderar, la ausencia de trabajo en equipo, la falta de iniciativa, la incapacidad de enfrentar los cambios, entre otros; :: El 34 por ciento de las organizaciones reportan la necesidad de entrenamiento o reforzamiento: :: Los estudios sobre Inteligencia Emocional explican en gran medida por qué líderes con alto potencial fracasan: >> Incapacidad de trabajar en equipo (37 por ciento de los encuestados) >> Insensibilidad hacia otros (35 por ciento) Los 5 elementos Comúnmente, se acepta que la inteligencia emocional se desglosa en cinco elementos: 1. Auto-conocimiento: Alta comprensión de las emociones, de los puntos fuertes y débiles, de las necesidades de uno mismo, etc. 2. Auto-control: Control de los propios sentimientos. Personas con esta capacidad son capaces de transmitir confianza y crear un entorno de trabajo óptimo. 3. Motivación: Motivación orientada a la consecución de las metas. Las personas con un alto nivel de motivación son capaces de conseguir sus propias expectativas y las de los demás. 4. Empatía: Ser capaz de ponerse en la piel de otra persona adoptando, entre otras cosas, su punto de vista. 5. Habilidades sociales: son las capacidades para relacionarse con los demás. El directivo con habilidades sociales intenta conseguir la cohesión del grupo de trabajadores, generando relaciones entre ellos. Es éste, el de la inteligencia emocional, un aspecto que merece ser tratado en profundidad, pues sus ramificaciones son extensas y su importancia es cada vez mayor en el mundo de la empresa.

La venta

¿que es la venta?

:La venta es un proceso organizado orientado a potenciar la relación vendedor/cliente con el fin persuadirse para obtener los productos de la empresa.

Podemos definir el arte de vender como el proceso por el cual el vendedor

1. Busca activamente al candidato.
2. Determina o crea la demanda en base al análisis de las necesidades del candidato.
3. Le muestra cómo sus servicios profesionales y sus recomendaciones satisfacen mejor sus necesidades.
4. Persuade al candidato de que es ahora el mejor momento de comprar.
5. Después de la venta, se mantiene en comunicación con su cliente para conservarlo satisfecho y revisa cada año el programa trazado para asegurar la continuidad del producto. Al proceder así, se granjeará la confianza de su cliente, éste a su vez lo recomendará a sus amigos, socios y conocidos, quienes a su vez serán fuentes de nuevas ventas.

Se puede afirmar que la venta es una “conversación” con una finalidad definida: inducir al candidato a decidirse a hacer la compra que llenará de satisfacción tanto a él como a usted. Para lograr verdadero éxito como vendedor, usted debe tomarle gusto a la venta, aunque en realidad no se trata de ningún “deporte”. Las ventas ya no dependen de la “charlatanería”, sino del afianzamiento de unas relaciones sinceras y durables entre usted y su cliente sobre la base de un esmerado servicio.

El éxito del vendedor de hoy exige tener conciencia de que se está tratando con seres humanos cultos, inteligentes y bien informados. La gente compra lo que quiere a la persona que le cae simpática. Como usted no puede obligar a un candidato a que le compre, le toca exponerle las ideas de venta en forma tan atractiva que se decida a comprarle . Esto no es fácil y exige dejarse de improvisaciones para concretarse en los hechos. Hay que conocer al candidato, conocer el producto que se ofrece y saber cómo ese producto va a solucionar sus necesidades, para luego determinar la mejor manera de presentarle sus ideas en la forma más atractiva posible.